LES PROBLEMATIQUES DES ENTREPRISES

Des besoins fonctionnels identifiés

Face à la recrudescence des échanges électroniques, les entreprises se trouvent aujourd’hui confrontées à plusieurs types de besoins fonctionnels :

• Partager ponctuellement des fichiers volumineux, quel que soit leur taille ou leur format
  Les entreprises manipulent avec leurs partenaires externes des fichiers de plus en plus lourds (en émission, comme en réception). Faute de solutions adaptées, elles utilisent aujourd’hui majoritairement deux méthodes pour les partager :
  • Un serveur FTP : cette solution, nécessitant d’être administrée par des utilisateurs expérimentés, est pauvre en fonctionnalités, peu intuitive et pose des problèmes de sécurité, qui la rendent parfois inutilisable dans certaines entreprises.
  • L’envoi par coursier ou par voie postale de CD-Rom gravés : solution coûteuse et souvent inadaptée aux contraintes de délais et de coûts des entreprises.
• Collaborer de manière simple et efficace avec des tiers externes
  La majorité des entreprises dispose en interne d'un réseau qui permet aux différents collaborateurs de s'échanger des fichiers. Malheureusement, ce réseau est rarement accessible aux collaborateurs externes, fournisseurs ou clients. L'e-mail demeure alors le seul outil d'échange avec des tiers externes, ce qui n'est pas optimal en termes de productivité.
  Par ailleurs, la mise en place d'une solution VPN reste coûteuse, lourde à déployer et uniquement limitée aux collaborateurs de l'entreprise.
• Sécuriser et tracer les échanges de fichiers
  Les fichiers qui sont partagés avec l’extérieur sont souvent confidentiels. Il est donc essentiel que l’entreprise puisse sécuriser et contrôler leur diffusion.Par ailleurs, la traçabilité des échanges de fichiers est devenue une problématique croissante des entreprises.

Une population hétérogène pour un large périmètre d’utilisation

Ces besoins de partage de fichiers et de travail collaboratif s'adressent à une population large dont on ignore le plus souvent le niveau d'équipement et de connaissances informatiques :

• Une population hétérogène composée de collaborateurs de l’entreprise (filiales, nomades…) ayant parfois besoin d’avoir accès à l’information à distance, et d’interlocuteurs externes à l’entreprise (clients, fournisseurs, presse…), mais avec qui il est pourtant nécessaire de créer une véritable proximité.
• Une large gamme de fichiers est échangée par cette population qui a besoin de pouvoir partager aussi bien des documents bureautiques (Word, Excel, PPT, PDF…), que des fichiers multimédias (images, vidéos, fichiers audio…) ou encore des documents métiers (fichiers plans, CAO...).
• Un parc informatique non maîtrisé car le plus souvent, les salariés ignorent sur quel type de machine travaillent leurs interlocuteurs (PC ou Mac), quel navigateur ils utilisent pour accéder à Internet, ou encore de quel type de messagerie ils sont équipés… et tous ne sont pas forcément compatibles.
• Une population de néophytes, ayant peu de compétences informatiques, doit pouvoir partager ses fichiers et collaborer en ligne aussi facilement que les plus experts en informatique grâce à une prise en main facile et sans formation.